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[转] 采购控制制度 企业内控精细化管理全案  

2013-03-08 12:12:14|  分类: 企业管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 采购控制制度

企业内控精细化管理全案/王德敏  编著

1  目的

明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定,确保采购过程透明化。

2  责权单位

1.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。

2.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。

2  采购方式控制

3  采购方式分类

1.订单采购方式

1)采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿。

2)供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。

3)订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。

2.合同订货方式

1)采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来。

2)供应商按合同提供货物并取得货款,企业按合同验收货物并支付款项。

3.直接采购方式

采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。

4.比质比价采购方式

选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。

5.紧急采购方式

因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

4  采购方式选择

1.根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。

2.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。

3.小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

4.重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单或合同方式或者比质比价方式。

5.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

3  采购数量控制

5  采购数量应该严格按照采购计划进行确定。

6  采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。

7  检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。

8  对于需大量采购的原材料、零配件等,必须做各种采购数量对成本影响的分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。

9  对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

4  采购时间控制

10  采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

11  根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。

1.现用现购商品或劳务

从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。

2.以最佳成本为原则确定最经济的订货方式

采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。

3.保险储备量和定量

当某一商品达到订货点时就是采购时间。

12  对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟,或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。

13  采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行,但当请购单已经提出,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门。

5  供应商选择

14  供应商初步评价

1.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2.采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购经理审核。

3.选择供应商标准

1)供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。

2)供应商按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。

3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。

4)具有足够的生产能力,能满足本企业经营需要。

5)同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。

4.采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件。

15  供应商现场评审

1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议。

2.供应商评价内容

1)采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。

2)财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。

3)使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。

4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。

3.适用范围

1)根据所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,不同级别实行不同的等级控制。

2)必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。

3)对于普通物资的供应商,无需进行现场评审。

4)紧急、小额零星的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购。

16  “供应商质量保证协议”的签定

1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。

2.“供应商质量保证协议”一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约。

17  样品需求与供应商送样

1.如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。

2.样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。

18  样品确认

1.样品在送达企业后,由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验,并填写“样品签样试用回单”。

2.经确认合格的样品,需在样品上贴“样品标签”,并注明合格或不合格,标识检验状态。

3.合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后检验的依据。

19  确定合格供应商名单

1.采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商,无需进行现场评审的,直接填写合格供应商名单后,交采购经理审核。

2.采购经理审核无误后,交总裁审核。

3.原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。

4.唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单”。

6  订单的控制

20  选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。

21  采购价格审核

1.财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格,并报财务总监、总裁审批。

2.对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批。

22  条款审核

财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。

23  合同审批

根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批。

24  登记采购订单

1.采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。

1)一联提出请购部门,以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。

2)一联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为验收的标准。

3)一联提交财务部,作为入账凭证。

2.采购员要及时对采购订单进行归档,在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。

3.定期汇总所有被取消和修改过的订单,并编制报表。

4.定期汇总所有未完成的采购申请,并编制报表。

7  附则

25  本制度经总裁审批后,自颁布之日起执行。

26  本制度由采购部负责解释。


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